Tadi siang (Agustus 2008), seharian penuh saya memberikan workshop mengenai scenario planning, dalam rangka Pendidikan Manajemen Madya untuk BP Migas, bertempat di Hotel Grand Aquila, Bandung. Program pendidikan ini diikuti oleh para (calon) manajer madya di lingkungan BP Migas, dan berlangsung selama seminggu. Topik scenario planning ini hanyalah salah satu topik pada program pendidikan ini.

Scenario planning adalah suatu bentuk perencanaan stratejik, yang mencoba untuk menggambarkan masa depan menjadi beberapa alternatif. Dengan demikian, organisasi dapat mempersiapkan rencana stratejik yang berlapis, atau semacam contigency planning, karena dari awal sudah disadari akan ada beberapa alternatif masa depan yang akan terjadi. Ini berbeda dengan forecasting, di mana metode forecasting melalui persamaan matematika hanya memprediksi masa depan itu hanya memiliki satu alternatif. tetapi walaupun demikian, forecasting juga merupakan bagian dari scenario planning. Bahkan, menurut saya, kelihatannya scenario planning ini merupakan kembangan dari forecasting, atau setidaknya diinspirasi oleh forecasting.

Dalam perencanaan stratejik, kita harus melihat 2 (dua) dimensi dari perubahan, yaitu perubahan lingkungan organisasi yang di luar kendali kita, serta apa yang harus diubah di dalam organisasi yang sepenuhnya di bawah kendali kita. Nah, arah perubahan lingkungan itu juga tidak pasti kan ? Sehingga dia memiliki beberapa alternatif atau skenario, sehingga kita juga harus menyiapkan alternatif dalam perubahan organisasi dalam perencanaan stratejik. Dengan demikian, dalam scenario planning kita harus mempertimbangkan event (kejadian di luar organisasi) serta action (perubahan yang kita lakukan sebagai respon terhadap perubahan lingkungan). Rangkaian event dan action ini harus kita susun menjadi beberapa garis scenario planning, sehingga kita pula plan A, plan B, dan seterusnya.

Membangun scenario planning bisa dilakukan dengan 2 (dua) pendekatan, yaitu outward dan inward. Pada pendekatan outward, kita mulai dengan melihat kondisi saat ini, kemudian kita kembangkan skenario untuk masa depan, dan event serta action disusun mulai dari kondisi sekarang menuju berbagai alternatif masa depan. Sedangkan pendekatan inward sebaliknya, kita mulai dengan gambaran alternatif masa depan yang ada, baru kemudian ditarik ke belakang menuju masa kini, di mana event dan action disusun terbalik, di mulai dari masa depan sampai ke masa sekarang. Hasilnya ? Sama saja, yaitu serangkaian event dan action untuk menuju alternatif masa depan. Pada prakteknya, kedua pendekatan ini dipergunakan secara simultan atau berbarengan.

Pada kesempatan ini, di kelas kita mendiskusikan kemungkinan skenario konvergensi atau divergensi industri. Konvergensi industri yang sangat jelas terjadi pada industri komunikasi, komputer, dan konten, yang terkenal dengan istilah 3C, yaitu computer, communication, and content. Konvergensi 3C ini mengubah struktur industri dan mengubah banyak model bisnis serta praktiknya di dunia. Bagaimana dengan industri migas ? Kemungkinan itu sudah terlihat. Dengan munculnya produk bio-fuel atau bio-diesel, sudah mulai terlihat tanda-tanda bakal terjadi konvergensi industri migas, bio-teknologi, serta agribisnis, kita sebut saja BAM (bio-teknologi, agribisnis, dan migas). Bagaimanakah kemungkinan bentuk konvergensi ini di masa depan ? Bagaimana model bisnis dan praktiknya di masa depan ? Inilah yang menjadi bahasan pada scenario planning.

Scenario planning ini sifatnya adalah interpretif, dan masuk ke dalam kategori soft system methodology. Ini disebabkan karena unsur ketidakpastian atau fuzzy yang dimilikinya. Proses penyusunannya pun lebih banyak berbentuk focus group discussion, dan bentuk akhir dilakukan melalui suatu konsensus.

Apakah dengan menggunakan scenario planning kita pasti bisa memahami masa depan dengan pas ? Jawabannya pasti tidak. Kita tidak bisa mengetahui masa depan dengan pasti. Ilmu pengetahuan yang dimiliki manusia tidak sanggup melakukan itu (kecuali kalau suatu saat ada mesin waktu yang membuat kita bisa mengintip masa depan seperti dalam film-film :) ). Kita hanya bisa melakukan prediksi dengan ilmu pengetahuan yang ada. Apapun kenyataan yang ada terjadi, itu adalah kekuasaan Yang Maha Kuasa. Tetapi setidaknya dengan scenario planning, kita bisa membangun organisasi yang antisipatif terhadap perubahan lingkungan …