Ini catatan ringan mengenai viable system model (VSM) yang menurut saya sangat komprehensif dan holistik dalam memetakan sistem di dalam organisasi. Saya juga lagi seru-serunya belajar VSM ini, yup, masih untuk disertasi S3 ..

Viable system model (VSM) adalah suatu pemodelan yang menggambarkan hubungan organisasi dengan lingkungannya, serta bagaimana interaksi organisasi dengan lingkungan tersebut. Ini sejalan dengan konsep yang mengatakan bahwa organisasi pada hakekatnya adalah sebuah sistem terbuka (open systems) dan interaktif dengan lingkungannya.

Pemodelan dengan VSM menggambarkan setidaknya 3 (tiga) hal di dalam organisasi, yaitu (1) kondisi organisasi saat ini, termasuk kondisi internal dan interaksi dengan kondisi eksternal, (2) arah pengembangan organisasi, dan ini sejalan dengan konsep organsiasi pembelajar di mana organisasi diarahkan untuk mencapai suatu keunggulan dengan proses pembelajaran, serta (3) semua kebijakan yang diperlukan untuk membawa kondisi saat ini menuju kondisi yang diinginkan tersebut. Sepintas VSM ini mirip dengan konsep black box system, yaitu merumuskan kebijakan untuk perubahan organisasi. Hanya saja, pada VSM semua komponennya didefinisikan sangat lengkap dan jelas termasuk interaksinya.

Dilihat dari konsep berpikirnya, penulis menyimpulkan bahwa VSM ini merupakan suatu model peralihan antara hard system methodology (HSM) dan soft system methodology (SSM). VSM ini masih memperhitungkan aspek perilaku manusia dan organisasi, tetapi mengharuskan model tersebut juga memiliki interaksi seperti yang terdapat pada system dynamics.

VSM memiliki kerangka berpikir sebagai berikut :

• Setiap organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya, sehingga perubahan lingkungan akan mempengaruhi organisasi, dan setiap organisasi akan bereaksi terhadap lingkungan tersebut secara spontan (self organization). Ini disebabkan karena organisasi adalah sebuah sistem terbuka dan tidak bias steril dari lingkungannya. Jika ini dibiarkan tanpa kendali, maka tentu saja arah reaksi tersebut bias jadi tidak sejalan dengan sasaran bisnis perusahaan.

• Setiap organisasi dipimpin oleh tim manajemen. Tim manajemen inilah yang mengendalikan perusahaan untuk mencapai sasarannya. Tim manajemen ini juga mempelajari semua perubahan lingkungan yang terjadi, dan melakukan adaptasi organisasi terhadap lingkungan. Supaya reaksi organisasi ini masih tetap terkendali dan mengarah kepada sasaran organisasi, maka tim manajemen harus memiliki kendali penuh terhadap adaptasi ini. Kendali itu dilakukan dengan cara koordinasi, alokasi dan pemanfaatan sumber daya, serta evaluasi.

VSM ini terdiri dari 5 (lima) sistem yang menggambarkan sistem pada sebuah organisasi, berupa komponen, serta interaksinya, serta hubungan dengan eksternal organisasi, karena organisasi adalah sistem terbuka.

• Sistem 1 : merupakan model dari organisasi itu sendiri secara utuh, yaitu (1) produk dan jasa yang diberikan kepada pelanggan, (2) struktur operasi atau proses bisnis yag diperlukan untuk memberikan produk dan jasa tersebut kepada pelanggan, serta (3) model manajemen yang diperlukan untuk mengkoordinasikan hal itu. Jika terdapat lebih dari satu produk dan jasa, maka ini harus didefinisikan semua.

• Sistem 2 : merupakan semua aturan main, peraturan, atau regulasi yang relevan, baik berasal dari eksternal, maupun internal organisasi, yang menjadi acuan jalannya organisasi. Inti dari sistem 2 adalah koordinasi antar unit serta ke pihak manajemen organisasi, termasuk ke dalam ini adalah kendali atas anggaran perusahaan.

• Sistem 3 : merupakan bentuk rinci dari proses operasi atau proses bisnis perusahaan. Ini dibuat untuk setiap lini produk dan jasa serta bagaimana hubungannya dengan pelanggan, bagaimana pertanggungjawaban, serta penentuan indikator kinerja.

• Sistem 4 : merupakan arah dan kegiatan stratejik perusahaan, yang terdiri dari 2 (dua) hal utama, yaitu (1) homeostat atau semua aktivitas untuk memperbaiki persoalan yang ada saat ini, serta (2) heterostat atau semua aktivitas untuk menjawab tantangan masa depan. Heterostat terdiri dari riset dan pengembangan, perencanaan, serta inovasi. Sedangkan homeostat terdiri dari manajemen mutu, penjualan, akuntansi, serta pelayanan pelanggan.

• Sistem 5 : merupakan arah perusahaan di masa depan, apa yang harus dilakukan, atau lebih ke pada visi perusahaan.

VSM ini bersifat rekursif, artinya di dalam sebuah VSM bias terdapat VSM lagi, terutama untuk perusahaan induk yang memiliki beberapa anak perusahaan. Untuk hal ini, kita perlu membuat VSM untuk perusahaan induk, dan juga beberapa VSM sesuai dengan jumlah anak perusahaan. Proses penyusunannya setiap VSM tetap sama.

Keuntungan menggunakan VSM ini adalah, organisasi bisa terpetakan dengan rinci sebagai sebuah sistem, lengkap dengan semua komponen dan interaksinya. Jika dibandingkan dengan pendekatan lain, seperti balanced scorecard, ataupun HSM seperti yang dipergunakan Peter Senge dalam konsep learning organization-nya, maka VSM memang terlihat lebih komprehensif. Kerangka balanced scorecard hanya memberikan gambaran peta strategi tanpa menyebutkan siapa aktor serta interaksi antar aktor tersebut. Di samping itu balanced scorecard hanya memberikan efek sebab-akibat yang satu arah (single direction), padahal pada kondisi nyata, semua komponen dalam sistem bisa memiliki hubungan bolak-balik (reverse-directions).